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Per Report si intende in questo contesto una stampa formattata, contenente dati provenienti da una tabella o da una query opportuna.

E’ certamente possibile stampare il contenuto di una tabella o il risultato di una query aprendoli e sceglienda “Stampa”, però in questo modo si otterrà una semplice lista non formattata, senza la scelta di tipi e dimensioni di carattere adeguati e priva di intestazione e pié di pagina.

Per procedere alla creazione del nostro primo Report come al solito per prima cosa dobbiamo aprire Access e il nostro database. Fra le linguette che vengono proposte, questa volta scegliamo Report. Poi, scegliamo Nuovo. Ci viene presentata una finestra intitolata Nuovo report. Essa è divisa in due parti. La parte a sinistra mostra e specifica ciò che può essere scelto nella parte destra. In quest’ultima parte ci sono sei possibilità:

Visualizza struttura, e a sinistra

viene specificato: crea un report senza usare l’autocomposizione;spiegazione è crea automaticamente un report sulla base dei campireport standard a colonne; la

spiegazione è crea automaticamente un report a colonne;

report standard tabellare; la

spiegazione è crea automaticamente un report in formato tabella;spiegazione è crea un report con grafico;spiegazione è crea un report formattato per la stampa su etichette.

Nella parte bassa della finestra c’è la richiesta di scegliere la tabella o la query di origine dei dati dell’oggetto, poi i pulsanti OK e Annulla.

Noi sceglieremo, tramite le frecce, Autocomposizione report. Con TAB, ci sposteremo poi all’elenco delle tabelle e query e, tramite le frecce, sceglieremo Indirizzi; infine, sempre con TAB, scegliamo OK e premiamo INVIO per confermare.

Compare la prima finestra della creazione guidata report. Essa ci invita a scegliere quali campi inserire, ricordandoci che è possibile farlo utilizzando più tabelle o query. Infatti, nella parte in cui è indicata la tabella Indirizzi è anche possibile aprire una casella elenco che contiene tutte le tabelle e query del nostro database. Come abbiamo visto nella query a campi incrociati, il resto della finestra è divisa in due parti: la parte sinistra contiene l’elenco dei campi disponibili (raggiungibile con ALT+D), quella di destra contiene i campi selezionati (raggiungibile con ALT+S). Puoi passare da una parte all’altra e tra i pulsanti usando sempre il TAB. Nella lezione precedente avevamo usato il pulsante con una sola freccia destra, che ti veniva letto Maggiore. L’altro pulsante, con due frecce a destra, serve a portare tutti i campi, e non solo quello su cui ti trovi, tra i campi selezionati. Puoi provare, se vuoi. Se premi il pulsante con la doppia freccia a destra, tutti i campi verranno spostati nell’elenco dei campi selezionati, mentre quello dei campi disponibili resterà vuoto. A questo punto vengono resi attivi altri due pulsanti:

Posizioniamoci sul cognome e, tramite il pulsante freccia destra portiamolo tra i campi selezionati. Fai così per tutti gli altri campi,
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eccetto per l’ID. Ora puoi premere AVANTI (alt+a). Ci sono anche i pulsanti Indietro (alt+I), Annulla (ESC) e Fine (alt+F).

La finestra successiva ci chiede se vogliamo aggiungere livelli di gruppo. Sono evidenziati i campi che abbiamo scelto con un pulsante con una freccia a destra attivo, mentre uno con la freccia a sinistra non selezionabile. Nella parte bassa è indicato “Priorità” con una freccia in alto e una in basso. Nella parte destra troviamo il nostro elenco di campi separati da una virgola. Noi non desideriamo aggiungere livelli di gruppo, quindi scegliamo ancora il pulsante Avanti.

La terza finestra ci chiede di scegliere il tipo di ordinamento dei record, e ci ricorda che è possibile ordinare i record in base a un massimo di quattro campi in senso crescente o decrescente. Infatti sulla sinistra ci sono quattro righe in cui è possibile inserire un campo. Nel punto in cui sei posizionato, aprendo la casella elenco, puoi scegliere Cognome. Oltre all’elenco dei campi, dopo aver aperto la casella elenco, troverai anche Nessuno, che è la prima scelta. L’ordinamento può essere effettuato sia in modo crescente che decrescente, per ognuna delle quattro righe. Puoi passare dal campo scelto al pulsante in cui puoi decidere il tipo di ordinamento, tramite TAB. Qui il tuo ausilio potrebbe esserti di scarso aiuto, ma ti dico che potrai modificare l’ordinamento scrivendo D per decrescente e C per crescente. Dato che è un pulsante, puoi modificarne il valore anche premendo Invio, ma non te lo consiglio perché potresti perdere il controllo di ciò che hai scelto. La scelta di default è crescente. Se tutto è andato bene, dovresti essere riuscito a chiedere un ordinamento crescente sul campo Cognome. Puoi ora scegliere Avanti per passare alla finestra successiva.

Essa ci chiede il tipo di layout, o formato, del report, e ci fornisce un esempio delle tre scelte possibili. Quello tabulare mostra ogni record su una riga e in alto l’intestazione di ogni colonna; quello verticale mostra i campi dei record uno sotto l’altro, e quello giustificato è un misto tra i due. Esso posiziona i campi tenendo conto delle loro dimensioni ed è fatto per contenere un record per ogni pagina. La scelta selezionata è Tabulare e a noi va bene. Puoi spostarti tra le frecce per scegliere un altro formato. Spostandoti con TAB alle prossime scelte, puoi decidere come debba essere l’orientamento rispetto al foglio. Noi scegliamo orientamento orizzontale, perché abbiamo messo molti campi. Spostati con freccia su o freccia giù per effettuare la scelta. Usa ancora TAB per controllare che sia attiva la casella “regola la larghezza dei campi per includerli tutti in una pagina”. A questo punto puoi selezionare Avanti.

Ci compare un’altra finestra in cui possiamo scegliere il nome da assegnare al nostro report. Quello proposto da Access è Indirizzi, come il nome della tabella di partenza. Dato che report e tabelle sono visualizzate in momenti diversi, non abbiamo nessun problema ad accettarlo.

Con questa informazione siamo arrivati alla fine della creazione: infatti, se usi TAB per esplorare la finestra, vedrai che è possibile visualizzare il report oppure modificarne la struttura. Usa freccia su o freccia giù per attivare l’una o l’altra delle due scelte, che possono anche essere richiamate rispettivamente con ALT+V e ALT+M. La modifica si rivela utile qualora ci sia qualcosa di sbagliato nel risultato, ma la scelta di default è visualizza report. Se usi ancora TAB, noterai che la casella “visualizza guida del report” è disattivata. Puoi richiamarla con ALT+G. Ora possiamo solo usare i pulsanti Indietro e Fine. Richiamiamo quest’ultimo con ALT+F.

A questo punto compare il nostro report che è così fatto: a sinistra in alto, scritto in grande, c’è il titolo, Indirizzi. Poi sono indicati i nomi dei campi. La distanza tra ognuno di essi è stata scelta dal programma e dipende sia dalla lunghezza dell’intestazione che del contenuto. Subito sotto le intestazioni c’è una riga blù abbastanza intensa, e poi tutti i record, ognuno su una riga.
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